Menus

Τα menus του προγράμματος είναι τα παρακάτω:

• Αρχείο: Αφορά επιλογές που έχουν να κάνουν με τα αρχεία των δαπανών (άνοιγμα, αποθήκευση, κλείσιμο κ.τ.λ.).
• Εξαγωγή: Αφορά εξαγωγή αρχείων RTF προς εκτύπωση. π.χ. ΦΕ για Εφορία, Έκθεση Απαιτουμένης Δαπάνης, όλη τη Δαπάνη κ.τ.λ.
• Εργαλεία: Αφορά κάποια υποβοηθητικά εργαλεία.
• Ρυθμίσεις: Αφορά διάφορες ρυθμίσεις για τη λειτουργία του προγράμματος.
• Δαπάνες: Εμφανίζει όλες τις ανοιχτές δαπάνες και έχει τσεκαρισμένη την τρέχουσα.
• Βοήθεια: Σας παρέχει βοήθεια για τη λειτουργία του προγράμματος.

Αρχείο

• Νέα Δαπάνη: Δημιουργεί μια κενή δαπάνη. Όλα τα στοιχεία της είναι κενά εκτός από τα «Στοιχεία Μονάδας» που αντιγράφονται στην καρτέλα «Στοιχεία Δαπάνης». Άλλες δαπάνες που έχετε ανοιχτές δεν χάνονται. Έχετε πρόσβαση σε αυτές από το menu «Δαπάνες».
• Άνοιγμα Δαπάνης: Ανοίγει μια δαπάνη από αρχείο. Άλλες δαπάνες που έχετε ανοιχτές δεν χάνονται. Έχετε πρόσβαση σε αυτές από το menu «Δαπάνες».
• Αποθήκευση Δαπάνης: Αποθηκεύει την τρέχουσα δαπάνη. Το αρχείο έχει προέκταση .δαπάνη.
• Εισαγωγή Στοιχείων: Ανοίγει ταυτόχρονα πολλές δαπάνες και αρχεία ρυθμίσεων (παλαιά «expenditure.ini») και από μέσα τραβάει για το πρόγραμμα προμηθευτές, κρατήσεις, προσωπικό Μονάδας ή τα αμετάβλητα στοιχεία της δαπάνης ή και συνδυασμό των παραπάνω. Πολύ χρήσιμο εργαλείο αν χαθούν οι ρυθμίσεις του προγράμματος.
• Κλείσιμο Δαπάνης: Κλείνει την τρέχουσα δαπάνη αφού ζητήσει επιβεβαίωση.
• Έξοδος: Τερματίζει το πρόγραμμα αφού αποθηκεύσει στο «expenditure.ini» όλες τις ανοικτές δαπάνες. Τις ξανα ανοίγει αυτόματα όταν θα ξανα ξεκινήσετε το πρόγραμμα.

Εξαγωγή

Από εδώ εξάγουμε όλα τα δικαιολογητικά σε μορφή RTF:

• Δαπάνη: Όλα τα δικαιολογητικά της δαπάνης. Το τι θα εξαχθεί φαίνεται στην καρτέλα «Φύλλο Καταχώρησης». Απ' όλα τα δικαιολογητικά που εμφανίζονται στο «Φύλλο Καταχώρησης», το πρόγραμμα εξάγει μόνο όσα πρέπει, ανάλογα τα στοιχεία της δαπάνης.
• Αλληλογραφία: Κάποια από τα έγγραφα που απαιτούνται προκειμένου να ολοκληρωθεί μια δαπάνη. Επιλέγοντας ένα οποιοδήποτε έγγραφο εμφανίζεται ένας διάλογος που σας ρωτά αν θέλετε να το εξάγετε σε σχέδιο ή ακριβές αντίγραφο.
  • Συγκρότηση Επιτροπών: Η διαταγή που ορίζει τις επιτροπές της δαπάνης. Υπάρχει η δυνατότητα να την εξάγεται για κάθε δαπάνη χωριστά ή και συνολικά για όλες τις δαπάνες μιας περιόδου π.χ. 2 ετών.
  • Πρόσκληση Υποβολής Προσφορών: Η ομώνυμη διαταγή. Αν η δαπάνη αφορά απευθείας ανάθεση (σύμβαση δίχως διαγωνισμό).
  • Απόφαση Απευθείας Ανάθεσης: Η ομώνυμη διαταγή. Αν η δαπάνη αφορά απευθείας ανάθεση (σύμβαση δίχως διαγωνισμό).
  • Διαβιβαστικό Δαπάνης: Το διαβιβαστικό της δαπάνης προς έλεγχο από τον αρμόδιο φορέα.
• Σύμβαση: Όλες οι συμβάσεις που αφορούν την τρέχουσα δαπάνη. Το έντυπο που εξάγεται είναι πολύ βασικό. Ο χρήστης ίσως χρειαστεί να το επεκτείνει ανάλογα με τις ανάγκες της δαπάνης.
• Διαγωνισμοί: Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται σε δαπάνες με διαγωνισμούς.
  • Διακήρυξη: Το έγγραφο που ανακοινώνει το διαγωνισμό. Αν η δαπάνη δεν είναι κοινοποιήσιμη στο διαδίκτυο, αποστέλλεται μόνο στους ενδιαφερόμενους που έχουν δηλωθεί, οι οποίοι πρέπει να είναι τουλάχιστον τρείς. Εξάγοντας τη διακήρυξη από το μενού αυτό, μαζί της εξάγονται και αρκετά συνοδευτικά έγγραφα, όπως Σχέδιο Σύμβασης, ΕΕΕΣ κτλ.
  • Πρακτικά Αποσφράγισης: Τα πρακτικά της επιτροπής που αποσφραγίζει τις προσφορές των ενδιαφερομένων για το διαγωνισμό.
    • Τεχνικών Προσφορών: Σε συνοπτικούς διαγωνισμούς είθισται η αποσφράγιση τεχνικών και οικονομικών προσφορών να γίνεται σε μια φάση. Στην περίπτωση που σε συνοπτικό διαγωνισμό η αποσφράγιση γίνεται σε 2 φάσεις ή σε διαγωνισμό ανοικτής διαδικασίας, η επιλογή αυτή εξάγει το πρακτικό της επιτροπής κατά την πρώτη φάση αποσφράγισης προσφορών. Το πρακτικό, ανάλογα με το αν έχουν απορριφθεί όλοι από το διαγωνισμό ή όχι εξάγει διαφορετική πρόταση.
    • Τεχνικών και Οικονομικών Προσφορών: Τα πρακτικά της πρώτης και της δεύτερης φάσης αποσφράγισης προσφορών του διαγωνισμού. Το πρακτικό, ανάλογα με το αν έχουν απορριφθεί όλοι από το διαγωνισμό ή όχι ή αν υπάρχουν προσφορές ίδιας αξίας, εξάγει διαφορετική πρόταση προσωρινού αναδόχου.
  • Ανάδειξη Προσωρινού Αναδόχου: Το ομώνυμο έγγραφο που αναδεικνύει τον προσωρινό Ανάδοχο. Το έγγραφο, ανάλογα με το αν έχουν απορριφθεί όλοι από το διαγωνισμό ή όχι ή αν υπάρχουν προσφορές ίδιας αξίας, εξάγεται με διαφορετικό περιεχόμενο.
  • Πρακτικό Ελέγχου Δικαιολογητικών Κατακύρωσης: Το πρακτικό ελέγχου των δικαιολογητικών του προσωρινού Αναδόχου, ώστε να είναι νόμιμη η κατακύρωση του διαγωνισμού σε αυτόν.
  • Κατακύρωση: Η διαταγή που κατακυρώνει το διαγωνισμό στον προσωρινό ανάδοχο.
• Υπεύθυνες Δηλώσεις: Κάποιες υπεύθυνες δηλώσεις που πρέπει να ετοιμάσει ο οικονομικός φορέας, αλλά για διευκόλυνσή του, μπορούμε να τις ετοιμάσουμε εμείς και αυτός απλά να τις υπογράψει.
  • Γνωστοποίηση τραπεζικού λογαριασμού: Η υπεύθυνη δήλωση του οικονομικού φορέα, που δηλώνει τον τραπεζικό του λογαριασμό. Αν καμία δαπάνη δεν είναι ανοικτή, το πρόγραμμα εμφανίζει μια λίστα από όλους τους καταχωρημένους οικονομικούς φορείς, για να επιλέξουμε έναν και να εξαχθεί η υπεύθυνή του δήλωση. Αν υπάρχει ανοικτή δαπάνη, εξάγονται οι υπεύθυνες δηλώσεις όλων των ιδιωτικών οικονομικών φορέων που έχουν εκδόσει τιμολόγιο για τη δαπάνη.
  • Μη χρησιμοποίηση στρατιωτικού ως αντιπροσώπου: Η υπεύθυνη δήλωση του οικονομικού φορέα, που δηλώνει ότι δε θα χρησιμοποιήσει ως αντιπρόσωπο, απόστρατο των ΕΔ. Αν καμία δαπάνη δεν είναι ανοικτή, το πρόγραμμα εμφανίζει μια λίστα από όλους τους καταχωρημένους οικονομικούς φορείς, για να επιλέξουμε έναν και να εξαχθεί η υπεύθυνή του δήλωση. Αν υπάρχει ανοικτή δαπάνη, εξάγονται οι υπεύθυνες δηλώσεις όλων των ιδιωτικών οικονομικών φορέων που έχουν εκδόσει τιμολόγιο για τη δαπάνη.
  • Μη συνδρομή λόγων αποκλεισμού: Η υπεύθυνη δήλωση του οικονομικού φορέα, με την οποία συμμετάσχει σε πρόσκληση απευθείας ανάθεσης. Εξάγονται οι υπεύθυνες δηλώσεις όλων των ιδιωτικών οικονομικών φορέων με τους οποίους θα υπογραφεί σύμβαση, δίχως διαγωνισμό, για τη δαπάνη.
  • Κενή: Εξάγει μια κενή υπεύθυνη δήλωση.
• ΦΕ: Τα δικαιολογητικά για την πληρωμή και απόδοση του ΦΕ.
  • Εφορία: Το δικαιολογητικό με το οποίο πληρώνουμε το ΦΕ στην Εφορία. Βγαίνει συγκεντρωτικά για όλα τα τιμολόγια του ιδίου όμως μήνα.
  • Δικαιούχος: Το δικαιολογητικό που δίνουμε στον δικαιούχο για να εισπράξει το ΦΕ από την Εφορία.
• Διάφορα
  • Κατάσταση Πληρωμής: Εξάγεται και ξεχωριστά από την υπόλοιπη δαπάνη για να μην χρειάζεται να υπολογίζετε με το χέρι τι θα καταθέσετε από εδώ κι από εκεί, αν η δαπάνη π.χ. είναι ιδίων πόρων.

Εργαλεία

• Οδηγός Τιμολογίου: Ανοίγει ένα παράθυρο-οδηγό που σας βοηθάει να επιλέξετε κρατήσεις και ΦΕ για το τιμολόγιο. Επιπρόσθετα δίνει και κάποιες άλλες πληροφορίες όπως π.χ. αν χρειάζεται διαγωνισμός, σύμβαση, φορολογική ή ασφαλιστική ενημερότητα κ.τ.λ.
• Πληροφορίες IBAN: Ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο καταχωρείτε έναν IBAN και το πρόγραμμα υπολογίζει αν είναι έγκυρος, αν είναι ελληνικός, σε ποια τράπεζα ανήκει, σε ποιο υποκατάστημα και ποιος είναι ο αριθμός λογαριασμού.
• Υπεύθυνη Δήλωση: Ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο καταχωρείτε τα στοιχεία μιας Υπεύθυνης Δήλωσης, η οποία μπορεί να εξαχθεί σε κείμενο, μπορεί να αποθηκευτεί και μπορεί να ανακληθεί αργότερα.

  Το email είναι προαιρετικό, ενώ αν δεν δωθεί ημερομηνία έκδοσης, η υπεύθυνη δήλωση εξάγεται με τη σημερινή ημερομηνία.

  Η δήλωση μπορεί να έχει δόμηση, δηλαδή παραγράφους, υποπαραγράφους κ.τ.λ. Η δόμηση επιτυγχάνεται με το πλήκτρο TAB, δηλαδή η υποπαράγραφος ξεκινάει με ένα TAB, η υπο-υποπαράγραφος με 2 TAB κτλ.

  Η αποθήκευση και φόρτωση υπευθύνων δηλώσεων γίνεται σε αρχεία με προέκταση «.δήλωση».

Ρυθμίσεις

• Κέλυφος: Αλλάζει το κέλυφος (skin) του προγράμματος.
• Ένα Αντίγραφο: Ορισμένα δικαιολογητικά στη δαπάνη επαναλαμβάνονται πολλές φορές. π.χ. Η Κατάσταση Πληρωμής γίνεται εις τριπλούν. Το πρόγραμμα τα εξάγει όσες φορές πρέπει για να μην χρειάζεται να εκτυπώνετε μια - μια τις σελίδες των δικαιολογητικών. Ωστόσο, αν θέλετε τα εξαγόμενα αρχεία να είναι μικρότερα κατά πολύ, μπορείτε με αυτή την επιλογή να τα εξάγετε στο τελικό αρχείο μόνο μια φορά. Ένας άλλος καλύτερος λόγος για να το κάνετε, είναι σε περίπτωση που θέλετε να τροποποιήσετε ένα δικαιολογητικό. Στην πρώτη περίπτωση πρέπει να την τροποποιήσετε τρεις φορές, ενώ αν επιλέξετε το «Μόνο μια φορά» την τροποποιείτε μία και την εκτυπώνετε τρεις φορές.

Δαπάνες

Εδώ εμφανίζονται όλες οι ανοικτές δαπάνες. Επιλεγμένη είναι η τρέχουσα. Αν θέλουμε να πάμε σε άλλη (να κάνουμε άλλη τρέχουσα), αρκεί να την επιλέξουμε από αυτό το παράθυρο.

Βοήθεια

Υπάρχουν οι κλασικές δύο επιλογές σε αυτό το menu που υπάρχουν σε κάθε πρόγραμμα:

• Εγχειρίδιο: Εμφανίζει αυτήν εδώ τη βοήθεια.
• Περί...: Εμφανίζει ένα μικρό παραθυράκι που δίνει πληροφορίες για την έκδοση του προγράμματος, τον προγραμματιστή, την άδεια χρήσης κ.τ.λ.